Las sesiones o charlas en el trabajo suelen ser un dolor de cabeza para quien las organiza. Las distracciones, la improvisación y las dificultades no contempladas, pueden causar la sensación de pérdida de tiempo también para los asistentes. Lo anterior puedes solucionarlo utilizando el marco de las 7P. Un protocolo de orden de reuniones que facilita de la gestación, desarrollo y resultado de una reunión de trabajo, que te hará ver como un crack de la organización.
Las 7p´s son:
Propósito
Lo más importante en la planeación de una reunión es tener claramente definido el propósito: ¿Por qué nos vamos a reunir?, marcar el límite o alcance de la reunión garantizará que el tiempo a emplear se usará de manera correcta.
Personas
Haz una lista de los roles y/o cargos que necesitas tener en la reunión, según el propósito. Sin embargo, al momento de enviar la invitación es mejor nombrar directamente a todas las personas con una corta descripción, para que todos los asistentes tengan conocimiento previo antes de la reunión. Con esto ahorraremos tiempo en presentaciones personales.
Producto
A diferencia del propósito, el producto debe ser algo tangible. ¿Qué debe salir de la reunión?… ¿Será un documento con una idea condensada, un acta, un cronograma de trabajo, o una firma?
Proceso
Tiene que haber claridad con respecto a la metodología de la reunión. Aquí deberás conformar una agenda y definir la forma en que se desarrollará la actividad. ¿Qué ejercicios vamos a realizar?
Preparación
Las reuniones seguramente surgen de un antecedente, es por eso que antes de asistir a una, debes tener definidas las tareas previas (del organizador y/o de los asistentes). Tienes que garantizar que todos los asistentes hablen en el mismo idioma y por eso hay que hacer una investigación sobre el propósito y certificar que los asistentes la consulten o por lo menos conozcan detalles.
Precauciones Prácticas
Aquí está el punto más importante, en los detalles. El éxito de una reunión depende también del lugar, la duración y la hora en que se va desarrollar. Asegúrate de separar con tiempo los espacios y que éstos sean acordes con el propósito. También debes tener relacionados los elementos que se van a necesitar; internet, marcadores, post it´s, proyector, pc´s, tablero, comida, agua, etc.
Problemas
Debes preguntarte por los riesgos y amenazas de la reunión. Y por supuesto, prevenir que se den. ¿Alcanzará el tiempo?… ¿Asistirán personas que tienen problemas o malos antecedentes entre sí?… ¿Asistirán algunas personas que cuando se juntan se dispersan, los acomodamos separados?…
Planificar de esta manera no te debería llevar más de 20 minutos. Y será mucho mejor si realizas dibujos y escribes las ideas. Las 7P también sirven para planificar en grupo, y para escribir el plan en una pizarra.
Asegúrate de guardar el plan, y mirarlo antes de la reunión. En ocasiones es importante que todos los asistentes conozcan los detalles. No siempre saldrá perfecto, pero trabajar con este método inventado por James Macanufo dará la certeza de que planeaste de manera formal y facilitaste todo para buscar el propósito de manera profesional.
